Ogni imprenditore di PMI sa bene che le trasferte fanno parte della normale gestione aziendale.
Tuttavia, con le novità normative introdotte dal 1° gennaio 2025, quello che sembrava semplice e scontato potrebbe complicarsi notevolmente.
Ecco perché è fondamentale conoscere bene le nuove regole per evitare sanzioni e costi inutili.

Cos'è una trasferta di lavoro?

La trasferta è lo spostamento temporaneo del lavoratore presso una sede diversa da quella abituale, seguendo le direttive aziendali per svolgere la sua attività lavorativa.

Esempio pratico: Il tuo tecnico deve andare per una settimana da Roma a Milano per installare nuovi macchinari presso un cliente. Questa è una trasferta.

Cinque scenari cruciali per il 2025

1️⃣ Rifiuto del lavoratore di recarsi in trasferta

• Situazione: Il dipendente rifiuta la trasferta.

• Gestione corretta: Il rifiuto può essere giustificato solo per motivi gravi e comprovati (es.: problemi di salute documentati, gravi motivi familiari).

• Esempio pratico: Marco rifiuta una trasferta perché ha un problema di salute documentato. Nessuna sanzione. Se invece il rifiuto è immotivato, puoi avviare un procedimento disciplinare, fino al licenziamento.

2️⃣ Indennità per lavoratore trasfertista

• Situazione: Lavoratori senza sede fissa (es.: commerciali sempre in viaggio).

• Gestione corretta: Devi corrispondere un’indennità mensile forfettaria prevista dal CCNL, esente da imposte per metà dell'importo, da pagare regolarmente ogni mese indipendentemente dai viaggi effettivi.

• Esempio pratico: Giulia, commerciale della tua azienda, riceve un'indennità mensile forfettaria fissa. Attenzione a gestirla correttamente per evitare contenziosi.

3️⃣ Trasferta all’interno del comune sede di lavoro

• Situazione: Il lavoratore effettua spostamenti restando all’interno del comune della sede lavorativa.

• Gestione corretta: I rimborsi chilometrici e spese di viaggio sono esenti da tasse se documentati tramite nota spese interna o ricevute.

• Esempio pratico: Luca, tecnico informatico, si sposta a Roma con la propria auto. Deve presentare una nota spese firmata per ottenere il rimborso esente.

4️⃣ Gestione delle ore di viaggio

• Situazione: Il lavoratore viaggia diverse ore per raggiungere la sede di trasferta.

• Gestione corretta: Le ore di viaggio fuori dall'orario normale devono essere retribuite secondo le percentuali previste dal CCNL applicato. Se coincidono con l'orario lavorativo normale, devono essere retribuite interamente.

• Esempio pratico: Anna parte alle 6 di mattina per recarsi da un cliente, due ore prima del normale orario di lavoro. Quelle ore vanno retribuite secondo il CCNL applicato.

5️⃣ Nuovi obblighi di tracciabilità delle spese (novità 2025)

• Situazione: Dal 2025, tutte le spese di trasferta devono essere effettuate con metodi tracciabili (carte, bonifici) per essere deducibili.

• Gestione corretta: Devi informare chiaramente i dipendenti e verificare l'uso esclusivo di strumenti tracciabili.

• Esempio pratico: Paolo paga in contanti una cena durante la trasferta. Il rimborso diventa reddito imponibile per lui e non deducibile per la tua azienda, con aggravio fiscale per entrambi.

Errori comuni da evitare assolutamente

• Mancata documentazione accurata dei rimborsi spese.

• Pagamenti in contanti che compromettono la deducibilità.

• Ignorare le indicazioni precise del CCNL sul trattamento delle ore di viaggio.

• Trascurare accordi contrattuali specifici sulle trasferte.

La soluzione efficace che probabilmente non hai ancora valutato

Gestire le trasferte non è come fare una semplice partita di carte tra amici: richiede una strategia ben pianificata e dettagliata. Un piccolo errore può costare caro, mentre con la giusta guida al tuo fianco puoi ottimizzare i costi e ridurre rischi.

SOS Lavoro offre un supporto completo:

• Consulenza specializzata per evitare sanzioni.

• Gestione efficace delle note spese.

• Formazione ai dipendenti sulle procedure da seguire.

Non rischiare due volte: la prima per la trasferta e la seconda per possibili sanzioni. Affidati a chi può guidarti con sicurezza.

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